[예전글] 업무연락하기 노하우

2012년 8월에 후배들에게 보여주기 위해 썼던 내용을 옮겨와 본다. 당시 부서 스텝에서 신입사원에게 교육할 때 사용한다고 정리해 달라고 했던 내용이다. 지금 다시 보면 좀 다르게 정리할 수도 있는 내용이 섞여 있겠지만, 그 때의 내가 가진 기준이나 느낌을 그대로 살리기 위해 변경없이 블로그에 남긴다. 원본에는 예시로 실제로 내가 당시에 주고 받은 메일을 캡쳐하여 추가했었지만, 그건 이해를 돕기 위한 것이고 본문만으로도 충분히 의도가 전달되므로 블로그에는 생략한다.

# 업무연락하기 노하우

## 보고 + 기록 + 자료

보고 : 본인이 수행한 업무 결과를 타인에게 알려줌
>> 타인의 입장에서 필요한 정보만 기술한다.

기록 :업무관계자끼리 결정된 내용을 글로 남김
>> 결정된 내용과 그에 따른 할일을 표시한다.

자료 :업무수행을 위해 필요한 자료를 공유
>> 자료에 대한 설명 위주로 작성한다.

## 한번에 한가지 내용만

수신자가 같더라도 서로 다른 종류의 업무에 대한 내용이 하나의 메일/쪽지에 담기지 않도록 주의한다.

특히 답장을 보내면서 원문과 상관없는 내용을 추가하여 질문하는 것을 피한다.
이런 경우 별도의 메일/쪽지를 작성하여 보낸다.

## 제목은 구체적으로

ex) 회의결과 공유합니다.
어떤 주제에 대한 회의였는지 없음
회의결과에 대한 내용이 없음
수신인이 내용을 저장할때 난감함
나중에 검색할때 제목으로 검색이 불가

ex) 주민등록번호 입력은 숫자만 13자리로 결정함

## 수신자와 참조자를 구분

수신자
연락을 기다리는 사람
관련된 할일이 있는 사람

참조자
할일은 없지만 내용을 알고 있어야 하는 사람

수신/참조자 목록을 공유할 필요가 있을 경우
본문 시작에 수신자와 참조자를 구분하여 표시

## 표현은 간결하게

최대한 짧고 간단한 문장으로 표현한다.

자기소개를 장황하게 하지 않는다.

과도하게 높임을 사용하지 않는다.

## 번호로 내용 구분

여러 항목에 대한 내용이 포함된 경우

각각의 답변이 필요한 경우

쪽지/메일 안에서 각 항목을 지칭해야 하는 경우

ex) 1번과 2번이 결정된다면 3번은 생략하겠습니다.

한 번호에 내용이 너무 길지 않도록 주의. 그런 경우 번호를 나누면 된다.

번호마다 꼭 소제목을 달 필요는 없다.

번호마다 시공간상 흐름이 있다면 흐름대로 순서

## 중요한 내용은 색으로 표시

최종 결정된 내용

수신인이 해야 하는 일

이슈로 제기된 내용

붉은색, 파란색 글자색 활용

노란색, 연두색 바탕색 활용

## 첨부파일에 대한 설명필수

첨부파일에 대한 설명을 본문에 포함시킨다.

파일이 여러개일 경우, 파일명을 정확하게 명시하여 구분한다.

첨부파일의 특정부분이 중요한 경우, 위치를 명시한다.

본문에 첨부파일의 모든 내용이 포함된 경우, 본문에 동일함을 명시

수신자가 본문내용과 첨부파일 중에서 선택하여 읽을수 있도록

## 답장하는 내용은 색으로 구분

답장시에는 본인이 작성한 부분을 원문과 구분

특수기호를 넣거나 색을 다르게 표시